هر چند انتخاب کلمات در ارتباط با مشتریان ممکن است به نظر ساده و غیرقابل توجه بیاید، اما واقعیت این است که کلمات قدرت بیان و انتقال احساسات و مفاهیم را دارند و توانایی ایجاد تأثیر بزرگی بر روی روحیه و رفتار مشتریان دارند.
مهارت های تلفنی از جمله مهمترین عوامل موفقیت در هر سازمانی هستند، به ویژه در مراکز تماس، جایی که بسیاری از مشتریان با کارشناسان مرکز تماس ارتباط برقرار می کنند. این ارتباطات باید با دقت، حرفه‌ایترین و دوستانه‌ترین شکل ممکن صورت گیرد.
خدمات مشتری، مهمترین دلیل شکل‌گیری مراکز تماس است. وظیفه اصلی کارشناسان مرکز تماس دریافت تماس‌های مشتریان و پاسخگویی به سوالات آنها است. به عنوان یک کارشناس، اگر نتوانید به مشتریان توجه کنید یا خدمات ارائه دهید، فقط مشتریان ناامیدی خواهید داشت که هر روز از شما دورتر می‌شوند.
در ارتباطات کلامی، لحن و تن صدا اهمیت زیادی دارد. این به مخاطب کمک می‌کند تا پیام را بهتر درک کند و اطلاعات به درستی منتقل شود. عوامل متعددی را می‌توان موثر در لحن و تن صدای افراد و اثربخشی پیام دانست.
زمان برای افرادی که به‌صورت مستقیم با مشتریان در ارتباط هستند، از اساسی‌ترین مواردی است که باید توجه ویژه‌ای به آن داشته باشند. برای رفع شکل مشتری باید حداقل اتلاف زمان را داشته باشیم. از طرفی نقشه سفر مشتری باید به شکلی باشد که بازگشت او برای خدمات را تضمین نماید.
مدیریت مشتریان ناراضی یکی از اساسی‌ترین اقدامات سازمان‌ها برای حفظ مشتری و تعامل سازنده با آنها است. همواره برای پاسخ به انتظارات مشتری، تلاش بسیاری می‌کنند تا محصول درخور و شایسته نیاز مشتری را به او ارائه دهند. اما این تلاش و کوشش همیشه برای مشتری رضایت‌بخش نیست.
وارن بافت افسانه‌ای، در جمعی از دانشجویان MBA خود گفته است که برقراری ارتباط موفق تنها مهارتی است که او آرزو می‌کرد تا زمانی که در دانشگاه بود بیشتر درباره آن یاد می‌گرفت، زیرا ارتباطات ارزشی را که برای شرکت خود به وجود می‌آورد که هیچ مهارتی نمی‌تواند. برقراری ارتباط با افراد در جایگاه‌های مختلف نقش موثری دارد. برقراری ارتباط در جلسات، برقراری ارتباط برای آموزش به افراد و بسیاری موارد دیگر.
وظیفه اصلی هر کارشناس مرکزتماس، گوش دادن فعال (Active Listening) به صحبت‌های مشتری می‌باشد. با گوش دادن درست و اصولی می‌توانیم نکاتی را از دل گفتگو کشف کنیم که می‌تواند به بهبود فرآیندهای خدمات و محصولات‌مان کمک کند.
